В процессе ежедневных рабочих отношений осуществляется значительное количество контактов, но эффективные коммуникации между сотрудниками развиваются только в атмосфере доверия. В идеале рабочие отношения характеризуются как минимум семью условиями:
— уверенность друг в друге и доверие между нанимателем и сотрудником;
— свободное движение информации как вверх, так и вниз по иерархической структуре, а также налаженные горизонтальные каналы коммуникации;
— удовлетворение имеющимся статусом в коллективе и активное участие в общих делах для каждого из сотрудников;
— продолжительная работа без борьбы и интриг;
— здоровое окружение;
— успех предприятия;
— оптимизм насчет будущего.
Обязанность ведущего менеджера — создать благоприятный климат рабочих отношений и придерживаться его как формальной политики. Но даже при такой существенной поддержке со стороны высшего менеджмента предприятия, существует множество барьеров на пути свободного развития двусторонних коммуникаций в организациях. Исследования, регулярно проводимые Корпорацией Исследования Общественного Мнения (КИОМ) в США начиная с 1950 года по настоящее время, показывают, что большинство сотрудников полностью доверяют организации, но лишь менее половины из них говорят, что их организация хорошо передает информацию сверху вниз, давая им знать, что происходит на предприятии. Аналогично, менее половины сотрудников дают высокую оценку желанию организации прислушиваться к их мнению.
Для мотивации персонала задачи помочь сотрудникам понять цели и направление, в котором движется организация, обеспечить свободный доступ к необходимой информации и наладить систему коммуникаций в организации являются первоочередными. Публикации для сотрудников, доски объявлений, совещания, справочники персонала и электронные средства связи являются наиболее часто используемыми средствами коммуникации, направленными на сотрудников. Прямая коммуникация, смысл которой состоит в индивидуальном общении, наряду с политикой «открытых дверей» является лучшим средством для установления вертикальных каналов связи в иерархической структуре организации, в которых информация движется снизу вверх, и для построения хороших рабочих отношений с сотрудниками.
Реструктуризация корпораций и применение методов антикризисного управления, среди которых один из основных — сокращение издержек и, как следствие, сокращение персонала, приводят к увеличению давления на сотрудников компании. Учитывая, что персонал является основным ее активом, первоочередной задачей специалистов по работе с персоналом является налаживание внутренних коммуникационных каналов в организации.