Для создания надежной и честной обратной связи необходимо, прежде всего, создать благоприятные условия для реализации стремления сотрудника улучшить работу организации. Так, в одной из довольно крупных российских компаний был создан так называемый «ящик для вопросов к руководству», в который, по предположению менеджмента, рядовые сотрудники должны были опускать записки с волнующими их вопросами. Сама идея создания такой обратной связи не нова, но интересным в этой истории было то, что сам ящик висел в холле приемной Генерального директора, куда, по понятным причинам, рядовые сотрудники компании просто боялись заходить. На вопрос, почему ящик висит в приемной, специалист по управлению персоналом отвечал, что это, якобы, отражает близость проблем персонала директору компании. После того, как ящик был перемещен, руководство просто завалили вопросами.
Одним из основных требований, предъявляемых к внутренним публикациям, является их невысокая стоимость. В этих случаях не требуется красочное оформление внутреннего бюллетеня или очень дорогая бумага. Основным требованием является наличие в публикациях информации, интересной и необходимой сотрудникам.
Наиболее часто используемая форма внутренней периодической публикации — информационный бюллетень (news-letter). В настоящее время информационные бюллетени используются многими организациями. Из-за недорогого технологического процесса создания они относительно быстры, доступны и недороги. В результате многие организации используют их как на регулярной основе, так и в случаях необходимости освещения отдельных вопросов.
Если в таких развитых странах, как США или Великобритания практически каждая из компаний имеет свой информационный бюллетень, в котором отражены как внешние, так и внутренние новости, то в России их роль, в основном, выполняют дайджесты прессы, оформленные в печатном виде (по банкам, по недвижимости, по фондовому рынку и т.д.), а также все более и более популярные в настоящее время электронные дайджесты — сводки новостей в электронном виде. Более крупные российские компании современные бизнес-сводки начинают дополнять новостями о работе своей организации.
Пока еще энергично используется такое стародавнее средство, как стенгазеты. Несмотря на то, что популярность стенгазет в связи с развитием электронных средств коммуникации значительно ослабла, для России этот вид передачи информации до сих пор остается одним из основных в силу ряда причин, важнейшими из которых являются привычка к данному способу коммуникации, оставшаяся еще с социалистических времен, а также слабость развития технологической базы. Хотя компьютеры уже появились практически во всех организациях, немногие из компаний имеют компьютерные сети, доступ в Internet и не всегда достаточно эффективно используют даже имеющиеся в их распоряжении электронные средства коммуникации.
Формат и содержание стенгазеты компании свои для каждой организации, но основные вопросы, ответы на которые должен получить специалист по управлению персоналом, ее создающий, остаются неизменными:
1. Для какой аудитории предназначена данная газета?
2. Какие виды публикаций предполагается в ней помещать?
3. Каков бюджет стенгазеты?
4. Каков подходящий формат для стенгазеты?
5. Как часто она должна выходить?
6. Каков процесс ее создания и корректировки?