Любой, кто получал за рубежом счета по почте, знает, что такое вложения и приложения. У нас в России с ними близко знакомы люди, имеющие мобильные телефоны. Ежемесячно в конверте вместе со счетом приходит целый набор красочных реклам и буклетов. Вложение является важным элементом в ПР. Например, призывы к сотрудниками или акционерам проголосовать в поддержку каких-либо общественно-политических взглядов или уведомление об организационных изменениях в компании часто приходит в виде вложений.
Очевидное преимущество этого метода коммуникации состоит в том, что информация направляется прямо к четко определенной и предварительно изученной аудитории. Бели учтены психологические моменты той группы, которая является потенциальным читателем вложений и приложений, отклик может быть активным. Другим преимуществом является существенная экономия. Легкое напечатанное вложение не требует увеличения стоимости отправки письма или изменения вида письма, скажем, на бандероль или пакет. А эффект, производимый красочным и грамотно составленным вложением, значительно перекрывает затраты на его создание.
Выражение позиции организации в репринтах также является широко известным и эффективным методом коммуникации с выбранной контактной аудиторией. Простое объяснение этого состоит в том, что поскольку политика организации постоянно меняется, то организации так или иначе отвечают на необходимые вопросы в выступлениях своих руководителей, а также на обсуждениях и пресс-конференциях. Перенос выступлений на бумагу и их опубликование полностью раскрывает все то, о чем говорилось, и иногда является средством защиты для организации от недобросовестных журналистов, использующих отдельные реплики из выступлений руководителей компании в своих репортажах в средствах массовой информации.
Основной целью использования данного метода коммуникации является проинформировать и успокоить людей, обеспокоенных теми или иными проблемами, связанными с организацией. Поэтому подобные материалы рассылаются сотрудникам, официальным лицам, финансовым аналитикам, руководителям групп, средствам массовой информации, лидерам общественных организаций. Обратная сторона такой методики состоит в том, что иногда путем рассылки этих материалов руководители реализуют свои узкие интересы, пытаясь развить свой бизнес через продвижение товаров и услуг. Как правило, читатели сразу замечают настоящую цель, которую преследует автор, что отрицательно сказывается на имидже компании и отношении к ней общественности. Похожим методом распространения материалов ограниченной циркуляции является перепечатка опубликованных статей. С разрешения автора или издателя важные события, анализ интересных для сотрудников вопросов и другие публикации могут быть перепечатаны и разосланы.
Новые средства вербальной коммуникации также заменяют и совершенствуют традиционное индивидуальное общение, однако все равно старые формы общения заслуживают особого внимания. Так, в первую очередь, сотрудники хотят получать информацию от их непосредственных руководителей. Прямые начальники — наиболее предпочтительный источник информации для более чем 90 процентов сотрудников. По исследованиям, проведенным в США, основная часть опрошенного персонала ведущих корпораций говорила, что их руководство как минимум один раз в год обсуждает их качество работы и дает им оценку. Это утверждают ныне почти 90 процентов сотрудников. Таким образом, большинство руководителей стремится к общению с сотрудниками и обсуждению с ними различных проблем. С другой стороны, сотрудники уверены, что руководители информированы не хуже, чем раньше, но сейчас уже нет такого как раньше интенсивного общения между персоналом и менеджментом. Поэтому, несмотря на то, что большинство сотрудников предпочитают получать информацию непосредственно от их руководителя, все большее их число полагается на слухи, как первостепенный источник информации.