Как найти выход из такой ситуации? В некоторых компаниях практикуется проведение совещаний, на которых присутствуют как сотрудники, так и их непосредственные руководители. Многие эффективно применяют разноуровневые совещания, на которых разрыв между участниками в иерархической структуре компании составляет две и более ступеней. Как и в других способах коммуникации, эффективность таких совещаний заключается в их регулярности и прямом общении сотрудников, обладающих различными уровнями ответственности. В любом общении ключевым моментом в улучшении внутренних коммуникаций является постоянное прямое взаимодействие между руководителем и подчиненным.
Добавим также, что слухи являются неформальным и неконтролируемым средством коммуникации. Они несут информацию более волнующую, чем просто факты или правда, поскольку возникают в том случае, когда отсутствует четкая и правдивая информация по данному вопросу. Слово путешествует дальше той группы, в которой рождается, и чем дальше оно движется, тем больше искажается. Во многих организациях среди источников информации преобладают слухи. Бели слух совпадает с ожиданиями той группы, в которую он попадает, его сложно остановить. В психологии существует эффект «стремления к подтверждению слухов», то есть сотрудники ищут подтверждение возникшим слухам в происходящих событиях и, сами того не зная, провоцируют реализацию слухов. Отсюда организация должна исправлять слухи сразу, как только они возникли. Поскольку появляются они при отсутствии информации, то наиболее эффективным методом их устранения является удаление информационного вакуума, то есть обеспечение доступа к информации.
Руководство не всегда себя ведет правильно при возникновении слуха. Когда он только рождается, никто ничего не делает. Но в тот момент, когда возникают реальные проблемы, на поверхность всплывает вся необходимая информация. Для предотвращения отрицательного воздействия слухов информацию нужно предоставлять постепенно, сглаживая острые углы и приоткрывая завесу таинственности. Эффективным методом борьбы со слухами является распространение контрслухов или раскрытие реальной информации руководителями организации для пресечения слухов.
Определить источник слухов всегда очень сложно, и, как правило, это не стоит затрачиваемого времени. Очень часто плохой слух, например, о сокращении штата, увольнениях и так далее удается смягчить путем правильной коммуникации. Как правило, такого рода решения выносятся только после долгого анализа сложившейся ситуации, рассмотрения различных альтернатив принимаемому решению и попыток исправить ситуацию другими путями. Конечное решение обычно является компромиссом, отражающим нужды фирмы и различных аудиторий, включая, разумеется, и ее сотрудников. Поэтому при объявлении таких неприятных решений необходимо объяснять персоналу, каким образом оно было найдено, предлагая ряд альтернатив и моделируя процесс принятия решения. Действуя подобным образом, плохие новости можно смягчить.