Высококачественное портативное оборудование видеофильмов и компьютерная графика увеличили объем использования таких средств коммуникации и уменьшили стоимость их производства. Применение таких средств очень эффективно, но возникает та же проблема, как и во внутреннем телевидении — необходимо выделить время в течение рабочего дня, чтобы посмотреть видеофильм. Менеджерам, как правило, это не нравится, они не хотят прерывать работу офиса только для того, чтобы посмотреть видеопрограмму, если ее просмотр не является частью тренировочного процесса. Многие из принципов и преимуществ ви-деофильмов. относятся и к слайдовой демонстрации. В том случае, если движение в процессе демонстрации не является принципиальным, можно использовать менее дорогую слайдовую демонстрацию. Она будет также эффективной.
Весьма эффективно используются различные выставки и презентации. Почти на любой фабрике, заводе или в больнице существует комната приема посетителей или актовый зал. Каждый зарубежный колледж имеет центр визитеров или студенческий совет, учебную часть. Каждая академия имеет место для встречи гостей или демонстрации ее достижений. Такие помещения являются естественным местом для проведения выставок и презентаций. У нас в России роль таких помещений играют бывшие конференц-залы, созданные во времена социализма. В них проводились партийные собрания, размещались трибуны и монументы. Выставки должны входить в общую программу Паблик Рилэйшнз компании, предназначенную для воздействия на определенную контактную аудиторию.
Важно также использование выставок для продвижения продаж. Почти каждый крупный город имеет центр для проведения так называемых шоу-продаж различных видов. Выставки на таких мероприятиях имеют своей целью увеличение объемов продаж, но также включают в себя следующие направления использования ПР.
1. Поддерживать контакт с важными аудиториями.
2. Показывать глубину и ширину операций компании.
3. Сформировать у посетителей потребность в получении более подробной информации.
4 Получить обратную связь для оценки дальнейших стратегий.
5. Набор нового персонала.
В последние годы презентации и выставки стали одним из основных инструментов Паблик Рилэйшнз. Обычно эти мероприятия проводятся в парках, зоопарках, музеях, аэропортах и других местах, привлекающих общественность. В настоящее время презентации многих крупных компаний служат не только информационным источником, но и способом развлечения, например, основные центры Уолта Диснея во Флориде и Калифорнии, также как Морские миры во Флориде, Огайо и Калифорнии в США. В России такие мероприятия проводятся несколько по-другому, хотя многие компании стараются перенять положительный зарубежный опыт. Для успеха очень важно знать психологические особенности российских людей, их отличия от иностранцев и так далее. Поэтому в организации подобных мероприятий участвует множество специалистов, начиная от психологов и специалистов по ПР, заканчивая техническим персоналом.
Те, кто когда-либо присутствовал на выставках или презентациях, знают, что целью их организаторов является побудить визитера остановиться у стенда, привлечь его внимание на достаточно долгое время, чтобы он смог воспринять презентацию, либо дать ему полную информацию о предмете в расчете, что в будущем он выберет именно эту компанию, либо простимулировать немедленную покупку. Обычно презентации и выставки проводятся специализированными компаниями, но цель, идея и информация, предлагаемая на них, обычно являются продуктами работы сотрудников компании, отвечающих за Паблик Ри-лэйшнз. Такие мероприятия также служат эффективным способом мотивации собственных сотрудников, участвующих в их проведении и «болеющих» за успех своей компании.
Охарактеризуем современные тенденции развития внутренних коммуникаций. В век информации происходит переоценка средств коммуникации. Известные с давних времен средства возникают в новой форме, адаптируясь к технологическим изменениям. Люди начинают испытывать информационные перегрузки, не успевают обучаться, возникает эффект «сужения специализации» среди обычных сотрудников, поскольку охватить все области знания невозможно. Телевизоры, возникнув в середине этого века, через несколько десятков лет появились в каждом доме. Компьютеры, возникнув несколько десятков лет назад, скоро стали жизненно необходимыми. Мобильные телефоны, появившиеся несколько лет назад, становятся незаменимым средством связи. Промежуток времени, необходимый для освоения новейших технологий, становится все короче и короче. Логично предположить, что вскоре все коммуникации будут осуществляться путем использования электронных средств связи, которые в итоге могут вытеснить живое общение.
Крупные организации начинают широко использовать внутренние компьютерные сети для того, чтобы общаться между собой быстро и эффективно. В соответствии с проведенным исследованием, 62 процента американских компаний уже либо имеют внутреннюю сеть, либо собираются вскоре ее создать. Вполне вероятно, что в первые несколько лет нового века каждая крупная компания будет иметь собственную сеть.
Важнейшая вещь, которую нужно всегда помнить, говоря о любых способах внутренней коммуникации, состоит в том, что они именно дополняют, а не заменяют прямолинейное персональное общение, необходимое для успешных рабочих взаимоотношений. Справочник или буклет для нового сотрудника не являются заменой дружеского рукопожатия или частого общения с его непосредственным руководителем.
Конечно, теми способами внутренней коммуникации, о которых было рассказано, не исчерпываются все контролируемые средства, используемые в практике западных компаний. Важно было представить основные средства, которые являются наиболее эффективными с точки зрения создания эффективной системы внутренних коммуникаций, и, как следствие, повышения мотивации сотрудников предприятия. Все эти средства, как видно, в довольно высокой степени контролируются со стороны сотрудников Паблик Рилэйшнз и менеджеров. Как правило, первичным источником для внутренней коммуникации являются контролируемые средства.